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Agile Verwaltung - Erfolgsfaktor Scrum

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Agile Verwaltung - Erfolgsfaktor Scrum

Autor
Charlotte Schneider
Datum

Warum sollte man sich von klassischen Projektmethoden lösen und sich an die Begriffe Sprints, Daily Scrums und Rewies gewöhnen? Bei der Umsetzung des „Gemeinsamen Planungs- und Kabinettmanagement­programms“ ist man vom gängigen Wasserfall-Prinzip in eine agile Arbeitsweise übergegangen. Und das mit Erfolg. Wir erklären, warum der Schritt in die Agilität für die Öffentliche Hand von Vorteil ist.

Mit dem „Gemeinsamen Planungs- und Kabinettmanagement­programm“ (PKP) plant das Bundeskanzleramt, den Prozess der Gesetzgebung in den Bundesministerien und dem Bundeskanzleramt digital zu unterstützen. Das beinhaltet unter anderem die elektronische Kabinettsmappe sowie die eGesetzgebung. Als digitale Gesetzgebungsplattform soll das PKP beispielsweise den Ablauf der Gesetzgebung weitestgehend elektronisch abwickeln und standardisieren.

Die erste Projektphase bewies jedoch, dass die übliche Vorgehensweise nach Wasserfall-Prinzip ungeeignet war. Während der Auftraggeber nach klassischen Methoden vorging, verfolgte der IT-Dienstleister intern einen agilen Ansatz. Die Folge: Missverständnisse und Konflikte aufgrund zweier grundlegend unterschiedlicher Arbeitsweisen. Die damalige Praxis auf Behördenseite verhinderte nicht nur einen reibungslosen Projektablauf. Es war darüber hinaus nicht möglich, flexibel auf die verändernden Bedürfnisse vieler verschiedener Nutzergruppen zu reagieren.

Auf Behördenseite musste umgedacht werden: Man entschied sich dafür, das Projekt mit agilen Methoden weiterzuführen. Der Vorteil: In agilen Softwareprojekten nähert man sich dem Ziel in kleinen iterativen Schritten. So ist man nicht dazu gezwungen bereits in der ersten Planungsphase alle Eventualitäten einzuplanen. Unerwartete Änderungen kann man zudem ohne viel Aufwand später in das System integrieren.

 

Schaubild für Agilität bei publicpla
Quelle: AdobeStock, relif

 

Scrum als agiles Framework

Agil heißt jedoch nicht planlos: Bei dem in der IT-Branche gängigen agilen Framework „Scrum“ sorgen feste Rituale für Struktur. So werden unter anderem Aufgaben auf zweiwöchige Spints verteilt. Das System wächst dadurch nach und nach in kurzen Bearbeitungszyklen. Zudem existieren zahlreiche weitere strukturgebende Formalitäten, die überdies die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer fördern. In einem früheren Blogartikel hat bereits unser Scrum Master Benjamin einen kleinen Einblick in eines dieser Rituale gegeben.

Im Scrum sind die Auftraggeber bei jeder Iterationsstufe einbezogen. Das sorgt für Transparenz bei allen Beteiligten: Der Auftraggeber kann sich regelmäßig über den aktuellen Status der Entwicklung informieren. Der Dienstleister weiß zudem, welche Punkte im Augenblick besonders wichtig sind. Bei klassischen Projekten ist dahingegen der Kontakt auf die von Erstellung Pflichten- und Lastenheften beschränkt.

Agile Verwaltung? Lohnt sich!

Insbesondere bei komplexen Themen, die ständigen Veränderungen unterliegen (wie es im Öffentlichen Sektor häufig der Fall ist), bietet sich ein agiler Ansatz an. So hat sich auch das iterative Vorgehen beim PKP als sinnvoll erwiesen. Wie bei vielen Projekten im Öffentlichen Sektor beinhaltete eine Ausbaustufe des PKP viele Funktionalitäten, die von weiteren Maßnahmen abhingen. Beim Wasserfall-Prinzip wäre es zwingend notwendig gewesen, diese von Beginn an genau zu beschreiben. Anders jedoch im Scrum: Hier lässt sich das System auch in späten Phasen Sprint für Sprint flexibel anpassen.

 

Agilität mit Scrum bei publicplan
Quelle: AdobeStock, Tatyana

 

Risiken einschätzen und früh eingreifen

Diese Transparenz wirkt sich letztlich auch positiv auf das Risikomanagement aus. Die festen Scrum-Rituale machen eine effektive Kontrolle der Risiken möglich. So geben regelmäßige Reviews am Anschluss eines zweiwöchigen Sprints einen Einblick in den aktuellen Stand der Entwicklung. Kommt es zu Missverständnissen oder Fehlern, betrifft das nur die Arbeitsergebnisse der vergangenen zwei Wochen. Beim Wasserfall-Prinzip fallen Fehlentwicklungen stattdessen (im schlechtesten Fall) erst bei der Abnahme auf. Bei kleinen Anpassung in frühen Projektphasen fällt zudem der Aufwand für Änderungen relativ gering aus. Scrum spielt damit auch in Hinsicht der Kosten seine Stärken aus.

Gerade bei Aufträgen aus dem Öffentlichen Sektor erfahren wir, dass die iterative Vorgehensweise nach Scrum viele Vorteile bietet. Wie genau das funktioniert und wie unsere Scrum Teams arbeiten erfahren Sie regelmäßig in unserem Blog.

Hier berichten sowohl externe Experten als auch unserer Profis bei publicplan, wie z.B. unser Scrum Master, über Agilität, aktuelle Projekte und News aus der Öffentlichen Hand.