GovChat - der sichere Messenger für Ihre Behörde

GovChat unter der Lupe

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GovChat unter der Lupe

Autor
André Claaßen
Datum

Dass der Einsatz von Messenger-Diensten und Chat-Programmen in der Verwaltung überaus nützlich ist, haben wir bereits in unserem Artikel "GovChat als sicherer Messenger für Behörden" dargestellt. Aber wie funktionieren Messenger wie GovChat im Detail? Welche Eigenschaften sind für die Auswahl einer Chat-Lösung entscheidend? Auf diese und viele weitere Fragen gehen wir in diesem Artikel ein.

GovChat und seine Vorteile: Kanäle, Sicherheit, Integration, Suche, IT-Betrieb

Strukturierte und sachbezogene Kommunikation der Mitarbeiter mit GovChat

Der wichtigste Unterschied zwischen der "alten" E-Mail und einem Messenger-Dienst wie GovChat liegt in der Kommunikation über Kanäle. Ein Kanal bündelt eine Diskussion zu einem Thema, einem Vorhaben oder einem Projekt. Sie können Kanäle bei Bedarf eröffnen oder nach Beendigung eines Vorhabens archivieren. Der große Vorteil der Kanäle liegt in der strukturierten und sachbezogenen Kommunikation. Es herrscht Ordnung, da durch den Kanal nicht nur ein klarer Themenkontext gesetzt wird, sondern auch die Gesprächspartner klar definiert sind. Ein unübersichtlicher und überquellender Posteingang, wie beispielsweise bei der E-Mail, gehört damit der Vergangenheit an.

Chaträume bei GovChat

Ein Beispiel: Austausch in der digitalen Behörde

Dazu ein praktisches Beispiel: Sie führen in Ihrer Behörde eine neue Fachanwendung ein. Die Mitarbeiter sind zwar geschult, aber es gibt im Alltag immer wieder Fragen oder Klärungsbedarf. Im Kanal "Fragen und Antworten zur Fachanwendung XY" können sich Ihre Mitarbeiter schnell und themenbezogen austauschen und informieren. Der Arbeitsablauf wird nicht gestört und Antworten stehen allen interessierten Mitarbeitern gleichermaßen zur Verfügung. Fachliche Ansprechpartner stehen Ihren Kollegen über GovChat auch standortübergreifend mit Rat und Tat zur Seite.

Welche Formen der Kommunikation bietet GovChat?

Die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter erfolgt bei GovChat in folgenden Hauptkategorien:

  1. Bei der **direkten Kommunikation** können Ihre Mitarbeiter unmittelbar miteinander kommunizieren. Damit wird ein einfacher und direkter Austausch gefördert. Diese Kommunikation ähnelt der SMS bzw. der Kommunikation über WhatsApp. Mit der Ausnahme, dass Sie in der sicheren und geschützten Umgebung Ihrer Behörde stattfindet.
  2. Die **Privaten Gruppen** eignen sich für geschlossene Projekte, Vorhaben oder Themenfelder. Hier kommunizieren ausschließlich die Mitglieder einer Gruppe miteinander. Außenstehende können die Kommunikation nicht mitverfolgen und sehen diese Gruppen auch nicht. Bei Bedarf können die Administratoren oder Ersteller der Gruppe weitere Teilnehmer aufnehmen oder entfernen.
  3. Zuletzt gibt es die **Offenen Kanäle**. Diese dienen dem Austausch oder zur Information aller Mitarbeiter der Behörde. Offene Kanäle sind für verwaltungsübergreifende Themen interessant. Aber auch bei offenen Kanälen können Sie festlegen, welche Ihrer Mitarbeiter Inhalte einstellen können oder nicht.

GovChat kann mehr als nur Text: Videotelefonie, Dokumente, Bilder und mehr

Die Kanäle dienen nicht nur zum Austausch von Textnachrichten. Sie können Medien aller Art verschicken: Bilder, Dokumente oder Links zu weiteren Informationen. Dadurch bündeln Sie alle wichtigen Informationen zu einem Thema. Besonders wichtige Informationen "pinnen" Sie im Kanal wie bei einem schwarzen Brett einfach an: So bleiben diese Informationen schnell erreichbar und werden auch deutlich hervorgehoben.

Finden statt Suchen: Einfache Recherche im GovChat

In GovChat sind leistungsfähige Suchfunktionen eingebaut. Sie erinnern sich an ein Thema? Sie recherchieren nach einem bestimmten Vorgang oder suchen Informationen zu einer älteren Diskussion? Das ist alles kein Problem: Klicken Sie auf das Suchsymbol und alle Diskussionen mit Ihrem Suchbegriff werden übersichtlich angezeigt.

Sicherheit wird groß geschrieben

In einer Verwaltung ist eine gesteuerte und geschützte Kommunikation aus Gründen der IT-Sicherheit und dem Schutz von sensiblen Daten absolut unerlässlich. Zu diesem Thema gibt es vielfältige Anforderungen:

  • Wo und in welcher Form werden Daten verarbeitet?
  • Ist eine Verarbeitung gemäß DSGVO möglich?
  • Gibt es ein Sicherheitskonzept?
  • Sind die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt?

GovChat wird den Sicherheitsanforderungen der Behörden uneingeschränkt gerecht. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, wie das im Einzelnen erfolgt.

Rollenbasierte und verschlüsselte Kommunikation

GovChat bietet ein mehrstufiges Berechtigungskonzept an

  1. Über ein rollenbasiertes Rechtekonzept können Sie die Rechte der Teilnehmer gezielt und abgestuft steuern: Vom Administrator bis zum anonymen Benutzer ist alles möglich.
  2. Es gibt private und offene Kanäle. Bei privaten Kanälen laden Sie gezielt Personen zu einer Konversation ein. Ohne Einladung ist die Teilnahme an privaten Kanälen nicht möglich. Zu öffentlichen Kanälen hat jeder Zugang, entweder nur lesend oder auch schreibend. Zusätzlich lassen sich die Kanäle im Informationsmenü über Passwörter schützen.
  3. Zusätzlich kann die direkte Kommunikation Ende-zu-Ende verschlüsselt erfolgen. Ende-zu-Ende verschlüsselt bedeutet, dass nur die Kommunikationspartner eine Nachricht lesen können. Auf dem Server und auf allen Kommunikationswegen werden die Inhalte verschlüsselt übertragen. Unbefugte bleiben außen vor!

Sie entscheiden über den Standort der Daten

Sie können GovChat sowohl in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei Ihrem IT-Dienstleister betreiben. Wenn Sie Software als Service bevorzugen, bieten wir Ihnen auf Wunsch GovChat über eine BSI-zertifizierte Cloud an.

 

Screenshots und Verpackung der Software GovChat - Sicherer Messenger für Behörden

Sichere Anbindung an das Active Directory oder Ihren Verzeichnisdienst

Sie kennen das vielleicht auch? Sie öffnen ein Fachverfahren und müssen sich schon wieder neu anmelden? Oftmals ist sogar ein anderer Benutzername und ein weiteres Passwort erforderlich. Solche Mehrfachanmeldungen sind nicht nur umständlich, sondern reduzieren auch in erheblichem Maße die IT-Sicherheit.

Dieses Problem lässt sich jedoch mit der passenden Technologie lösen. GovChat lässt sich zum Beispiel direkt in Ihr Active Directory (Windows) oder in Ihren Verzeichnisdienst integrieren. Bei Bedarf können Sie sogar mehrere Verzeichnisdienste anbinden, wenn Sie beispielsweise eine behördenübergreifende Kommunikation benötigen. Kurz gesagt: Sie melden sich an Ihrem Arbeitsplatz einmal an und sind damit auch sicher authentifiziert.

Für die Digitalisierung Ihrer Verwaltung wichtig: Die Integrationsfähigkeit von GovChat

Die Digitalisierung der Verwaltung lebt von einer wichtigen Idee: Die Bereitstellung von vollständig digitalen Services für Unternehmen, Bürger und vor allem auch für die Mitarbeiter der Verwaltung. Derartige Services oder EDV-Dienste zeichnen sich dadurch aus, dass diese von Anfang bis Ende automatisiert arbeiten. GovChat ist über seine web-basierenden Schnittstellen (Webhooks) in jedes denkbare Szenario integrierbar.

Wir skizzieren das an einem Beispiel: In Ihrem E-Government-Portal schreibt ein Bürger eine Anfrage. Das ist eine eingehende Nachricht und sie erscheint im Kanal **\#bürgeranfragen**. Bei Beantwortung wird sowohl die Anfrage als auch Ihre Antwort automatisch in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert. Der Vorgang wäre damit vollständig dokumentiert, ohne dass eine Eingabe oder ein Klick erforderlich ist.

Durch Webhooks sind der (Fach)-Fantasie keine Grenzen mehr gesetzt, wie folgende Anwendungsfälle aufzeigen:

  • Integrieren Sie Ihre E-Mail und stellen Sie diese in fachlichen Kanälen bereit.
  • Nutzen Sie Wiedervorlagen oder Statusberichte aus Fach- und Finanzverfahren.
  • Binden Sie GovChat in Ihr Portal oder Content-Management-System ein.
  • Bearbeiten Sie in GovChat Anfragen, die Ihnen Chatbots wie z. B. der GovBot weiterleiten
  • Dokumentieren Sie den Gesprächsverlauf von Kanälen in einem DMS.

Die Technik von GovChat: Offen, skalierbar und sicher

GovChat ist eine Open-Source-Lösung und wird von über 400 Entwicklern kontinuierlich weiterentwickelt. So gibt es alleine für die IT-Sicherheit von GovChat ein eigenes Team von Spezialisten. Das System funktioniert sowohl in kleinen Verwaltungen als auch in großen Landes- oder Bundesbehörden. Die technische Grundlage ist so ausgelegt, dass theoretisch beliebig große Benutzerzahlen bedient werden können.

Zusammenfassung

Für die Kommunikation in Teams, in Projekten oder zu bestimmten fachlichen Themenfeldern ist die E-Mail eigentlich nicht geeignet. Deshalb wächst der Bedarf an Kurznachrichtendiensten und genau das ist auch der Grund, warum im privaten Umfeld Apps wie WhatsApp oder Telegram immer beliebter werden. Effiziente und gute Kommunikation ist durch GovChat jetzt auch in Ihrer Verwaltung möglich.

Chatsysteme sind ein praktisches Mittel, um Mitarbeiter von der E-Mail-Flut zu befreien. Wir beraten Sie gerne dazu.

 

Über den Autor

Portraibild des Autors, André Claaßen
André Claaßen

 

 

André Claaßen ist Digitalexperte aus Leidenschaft. Der studierte Informatiker hat mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung, IT-Projekten und der Verwaltungswirtschaft. In den letzten Jahren hat er sich auf die Themenfelder Agile Arbeit, Digitale Transformation und Künstliche Intelligenz spezialisiert. Er ist davon überzeugt, dass die Digitalisierung der Verwaltung insbesondere für deren Mitarbeiter eine große Chance ist. Diese erschließt sich vor allem dann, wenn Mitarbeiter, Bürger und Nutzen im Zentrum der Veränderung stehen.