Slider Kollaboration der publicplan GmbH

Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung / Teil 1: Cloud-Speicher

Blog

Kontakt

publicplan GmbH

Kennedydamm 24
40476 Düsseldorf

 

Tel +49 (0)211 635501-80
Fax +49 (0)211 635501-89

 

Torstraße 218
10115 Berlin

 

Tel +49 (0)30 6098980-80
Fax +49 (0)30 6098980-89

infoatpublicplan.de

Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung / Teil 1: Cloud-Speicher

Autor
Dr. Christian Knebel
Datum

Nach den vergangenen Kurzinterviewreihen zu verschiedenen Themen wie "Social Media" oder "Open Data" möchten wir von publicplan in der nächsten Zeit in einer neuen Beitragsserie verschiedene Technologien für Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung vorstellen.

Die technischen Möglichkeiten dieser Form von Zusammenarbeit sind im Bereich Wissensmanagement anzusiedeln und reichen von reinem Dokumentenaustausch, über vielseitige Softwarelösungen, bis hin zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit. Aktuell gewinnt dieses an sich recht alte Thema wieder an Fahrt, weil es als Teilaspekt der Bestrebungen hin zum "Open Government" erkannt wurde.

Starten wollen wir unsere Beitragsreihe mit der Betrachtung der bei Unternehmen und Privatpersonen recht populären Cloud-Speicher.

Cloudlösungen

Dokumentenaustausch "in der Wolke"

Sowohl das betriebswirtschaftliche Wissensmanagement, als auch der Ansatz der öffentlichen Verwaltung haben als allgemeingültiges Ziel die effiziente Beschaffung und Bereitstellung von Informationen. Dies ist zum Beispiel dann gewährleistet, wenn Angestellte im öffentlichen Dienst gezieltes Dokumentenmanagement betreiben und dadurch ihre Arbeitsprozesse beschleunigen. Hier darf vor allem nicht der Sicherheitsaspekt vernachlässigt werden, da Dokumente oftmals sensible Daten und Informationen enthalten können.  

Die Möglichkeiten für Kollaborationen in der Praxis sollen folgend anhand von Beispielen übersichtlich dargestellt werden. Der Markt an potentieller Software ist riesig, sodass wir gerne in der kommenden Zeit einzelne Tools vorstellen wollen. Dabei haben wir die Implementierungschancen in der öffentlichen Hand immer im Blick.

Die Kategorie des reinen Dokumentenaustauschs soll hierbei den Anfang machen. Viel mehr geht es um Dienste, die ein Netzwerk-Dateisystem bereitstellen, das die Synchronisation von Dateien zwischen verschiedenen Rechnern ermöglicht. In diesem Fall bedeutet Synchronisation, dass Benutzer Dateien in einen zentralen Online-Speicher ablegen. Häufig findet man auch den Begriff Cloud-Speicher vor.

Dropbox, Wuala, Google Drive und viele mehr

Wir wollen den Fokus dabei auf eine Auswahl der größten und geläufigsten Anbietern dieser Branche legen, da sie allesamt den komfortablen Austausch von Dateien auf vielen verschiedenen Plattformen unterstützen, bis hin zur Nutzung auf mobilen Endgeräten. Zunächst sollen die wichtigsten Merkmale und Features der Anbieter Dropbox, Wuala, Google Drive, Microsoft Skydrive und iCloud von Apple herausgearbeitet werden.

 

Tabelle Cloud Anbieter

 

Der Dienst Dropbox lässt in Sachen Übertragungsgeschwindigkeit einiges zu Wünschen übrig. Allerdings wirkt dem die ausgeklügelte Synchronisation entgegen, da bei Veränderungen eben nur die aktualisierten Teile synchronisiert werden und nicht etwa die gesamte Datei komplett neu übertragen werden muss. Google Drive arbeitet dagegen sehr viel schneller, obwohl auch bei geringsten Änderungen immer die volle Datei übertragen wird. Eines der wichtigsten Features ist die gute Bearbeitungsmöglichkeit im Web, da hier Dokumente mit Hilfe von Googles Office Tool editiert werden können. Abgesehen von der eher schwerfälligen Datenübertragung, glänzt auch Skydrive mit seiner Anbindung an das hauseigene Online-Office in Sachen Datei-Editierung. Diese Online-Bearbeitung bietet Wuala nicht, jedoch steht hier im Gegensatz zu den anderen Anbietern der Sicherheitsaspekt mehr im Fokus. Dateien werden bereits bevor sie synchronisiert werden, am Endgerät verschlüsselt. Außerdem speichert Wuala die Daten auf verschiedenen Servern, die sich verteilt in mehreren europäischen Ländern befinden.

Sicherheit bei Synchronisierung das A und O

Gerade im Hinblick auf die Anwendung in der öffentlichen Verwaltung müssen wir darauf hinweisen, dass vor allem die Synchronisation hinsichtlich sensibler Daten mit Vorsicht zu genießen ist. So gestaltet sich beispielsweise die Benutzung der iCloud als problematisch, da Apple die hochgeladenen Daten trotz Endverschlüsselung jederzeit wieder entschlüsseln kann und dies sogar in den Nutzungsbedingungen offiziell anführt. Außerdem wird dort den Benutzern klar gemacht, dass die Daten an andere Behörden oder Dritte weitergegeben werden dürfen.

Eine Studie des Fraunhofer Instituts vom März 2012 bemängelt generell bei allen Anbietern die Zuverlässigkeit in Sachen Sicherheit. So wird darauf hingewiesen, dass keiner der getesteten Cloud-Speicher die Sicherheitsanforderungen vollständig erfülle und teilweise eine ordentliche Verschlüsselung fehle. Besonders Dienste, die erst nach der Synchronisation der Daten eben diese verschlüsseln, seien extrem anfällig. Zumindest Wuala ist bemüht einen hohen Sicherheitsstandard zu gewährleisten. Die Schlüssel werden nicht etwa online gespeichert, sondern befinden sich lokal auf der Festplatte des Benutzers. Diese clientseitige Verschlüsselung wird von den anderen Anbietern nicht betrieben. Dennoch besteht bei Wuala das Problem, dass keine bekannten Sicherheitsstandards verwendet werden, sondern auf eigene nicht-veröffentlichte Protokolle zurückgegriffen wird. Dies dürfte der Fehleranfälligkeit kaum entgegenwirken.

Cloud Schloss

 

Ebenfalls relevant sind rechtliche Probleme, da öffentliche Organisationen an deutsches Datenschutzrecht gebunden sind und die meisten Anbieter ihre Server im Ausland betreiben. Abgesehen von Wuala, die ihren Sitz in der Schweiz haben, stehen alle anderen Server in den USA.

Unser Fazit zu den bestehenden Diensten

Abschließend lässt sich sagen, dass sich die Handhabung und Funktionsweise dieser Online-Datensicherung als sehr einfach und intuitiv gestaltet. Vor allem der Aspekt der Synchronisation und der damit verbundenen Tatsache, dass man sowohl von einem PC, als auch mit mobilen Endgeräten auf die Daten zugreifen kann, macht die Sache sehr praktisch. Die einfache Bedienung und die extrem nützlichen Funktionen könnten auch spannend für die öffentliche Verwaltung sein.

Ob das Ganze allerdings Verwendung in der öffentlichen Hand finden kann, ist mehr als fraglich. Die Sicherheitslücken einiger Dienste schließen die Nutzung im Umgang mit sensiblen Daten aus. Auch Dienste, die großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen, weisen diverse Mängel auf. Außerdem sind eben jene Verschlüsselungsmethoden fraglich, die erst auf den Servern der Anbieter greifen und niemand ausschließen kann, dass dadurch Daten an Dritte weitergegeben werden. Abhilfe dagegen könnte bekannte Software zur Verschlüsselung schaffen, die der Benutzer vor der Synchronisation selbst anwenden kann. Dies würde jedoch den Vorgang komplizieren und die Einfachheit beim Umgang mit den Online-Speichern würde so unserer Meinung nach verloren gehen.

Alternativen für die Öffentliche Hand?!?Für die Öffentliche Hand könnte es daher eine Option sein, eigene Cloudspeicher zu betreiben. Somit könnte man die Vorteile der Nutzung (einfach, intuitiv, pattformunabhängig) mit der Sicherheit des Betriebs in den eigenen öffentlichen Rechenzentren miteinander verbinden. Dafür eignen würde sich aus unserer Sicht z.B. die Lösung ownCloud, die in Form einer Open Source-Software genutzt und betrieben werden kann. Neben der Server-Software stehen auch Clients für Windows, Mac und Linux zur Verfügung. Für den mobilen Zugriff existiert ein Webfrontend - es werden keine Daten auf mobilen Endgeräten vorgehalten.Das Beispiel der ownCloud zeigt, dass sich auch moderne Webtechniken in die öffentliche Verwaltung übertragen lassen, ohne immer gleich mit großen, teuren und unflexiblen Lösungen zu arbeiten. Trotz alledem finden natürlich auch seit vielen Jahren diese klassischen Dokumentenmanagement-Systeme vor dem Hintergrund des DOMEA-Konzepts (bzw. dessen Nachfolgers "elektronische Verwaltungsarbeit / DOMEA neu") in der Verwaltung Ihre Anwendung. Und genau um diese Lösungen vor dem Hintergrund der Kollaboration soll es in unserem nächsten Artikel dieser Beitragsreihe gehen.