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Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung / Teil 3: Enterprise-Wikis

Autor
Dr. Christian Knebel
Datum

Nachdem es im ersten Teil dieser Blogreihe um Cloudspeicher ging und der folgende zweite Teil Dokumentenmanagement als Thema hatte, beschäftigt sich nun der dritte Teil mit Enterprise-Wikis.

Der Begriff "Wiki"

Der Begriff „Wiki“ ist wohl vor allem dank der Online-Enzyklopädie Wikipedia allseits bekannt. Vermutlich jeder, der das Internet schon einmal zur Informationsbeschaffung genutzt hat, wird bei einer Suchanfrage mit dem Dienst Wikipedia in Berührung gekommen sein. Die Grundidee ist schnell erklärt: Jeder registrierte Benutzer kann mit einfachen und intuitiven Mitteln eine Seite mit Informationen füllen, die für jeden Internet-Nutzer frei einsehbar ist. Das Besondere hierbei ist, dass gleichzeitig sämtliche Artikel von jedem beliebigen Benutzer überarbeitet werden können. Diese offene Form der Wissensverteilung und vor allem Wissensbewahrung hat Wikipedia wohl zu dem weltweit beliebtesten und größten digitalen Nachschlagewerk gemacht. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Durch die vermeintlich unbegrenzte aktive Teilnahme von Usern hat sich diese Wissensplattform derart verdichtet, dass die Abdeckung der unkompliziert abrufbaren Information grenzenlos erscheint.

Dennoch birgt diese Form dieser offenen Wissenskultur auch Gefahren und Risiken. Zwar sollen sämtliche abgelegte Informationen mit Quellenangaben versehen werden, aber deren vollständige Nachprüfbarkeit ist aufgrund der großen Informationsflut kaum realistisch. So ist es trotz Kontrollen nicht zu vermeiden, dass auch bei Wikipedia unvollständiges oder fehlerhaftes Wissen publiziert wird. Aus diesem Grund wird besonders an Hochschulen explizit davor gewarnt, dass die Benutzung dieses Online-Dienstes nicht im Einklang mit wissenschaftlichem Arbeiten steht. Auch die Tatsache, dass jeder Benutzer uneingeschränkt und vor allem anonym den Inhalt editieren kann, bringt Probleme hinsichtlich der Authentizität mit sich. Ein fader Beigeschmack ist also auch hier nicht von der Hand zu weisen und die allgegenwärtige Präsenz des Dienstes führt oftmals dazu, dass der Begriff „Wiki“ mit Wikipedia gleichgesetzt wird.

Wie wir finden - zu unrecht - denn es existieren durchaus Lösungen, die trotz Wiki-Technologie professionell eingesetzt werden können. So genannte Enterprise-Wikis greifen die Grundidee der Wissensteilung und Kollaboration auf und bieten darüber hinaus erweiterte Funktionalitäten, die den Bedürfnissen von Unternehmen bzw. Organisationen gerecht werden. So dient ein Enterprise-Wiki nicht ausschließlich als interne Informationsquelle, wie wir am Beispiel von Confluence aus dem Hause Atlassian sehen werden.

Das Confluence - dokumentiertes Wissen

Dokumentiertes Wissen lässt sich hier, ähnlich wie bei herkömmlichen Wikis, in so genannte Seiten einbetten, die derart strukturiert werden, dass eine möglichst zielgerichtete Gesamtstruktur das Ablegen und Finden der relevanten Informationen gewährleistet. Da es sich bei Confluence allerdings um ein Enterprise-Wiki handelt, steht hier im Gegensatz zu dem nicht kommerziellen Pendant Wikipedia ein Rechtesystem für Benutzer im Vordergrund, das den Zugriff auf die Inhalte kontrollierbarer macht.

Die Datenübertragung zum Atlassian Server erfolgt über SSL-Verschlüsselung, da Confluence keinen herunterladbaren Client mitliefert, sondern über einen Web-Browser zentral erreichbar ist. Die Anwendungen von Confluence reichen über die Basisfunktionalität eines gewöhnlichen Wikis hinaus, so dass der Begriff „Wiki“ zunächst nicht auf die zahlreichen Zusatzfunktionen des Tools schließen lässt. Natürlich dreht sich viel um das Erstellen und Bearbeiten der Seiten, die keine Wünsche in Sachen Textverarbeitung offen lassen und letztendlich auch hauptverantwortlich für den Informationsaustausch sind. Gerade hier zeigt sich Benutzerfreundlichkeit, da Confluence mit einem intuitiven Text-Editor (WYSIWYG) ausgestattet ist, der sich beim Erstellen von komplexen Texten, Einbinden von Tabellen oder Hinzufügen von Grafiken als sehr komfortabel erweist. Die Mächtigkeit und weiterführende Funktionalität des Wikis wird besonders beim Einbetten der so genannten „Makros“ deutlich. Hier lassen sich zum Beispiel alle gängigen Medien wie MS Office und PDF-Dokumente, Grafikdateien bis hin zu Audiodateien integrieren.

Die zentrale Frage soll nun sein, ob Enterprise-Wikis wie etwa Confluence Einzug in die öffentliche Verwaltung finden können oder nicht. Sicherlich ist der Begriff „Wiki“ im Hinblick auf die assoziierten offenen Strukturen von Wikipedia vorbelastet, jedoch sollte berücksichtigt werden, dass ein Enterprise-Wiki nur das Konzept aufnimmt und sich darüber hinaus den Bedürfnissen von Organisationen anpasst. Dennoch geht es letztendlich auch bei kommerzieller Wiki-Software zunächst primär um das Erstellen und gemeinsame Bearbeiten von Seiten und damit um Austausch und Strukturieren von Wissen. Die Akzeptanz und die Motivation der Mitarbeiter spielt gerade bei Wikis eine elementare Rolle. Werden hier nicht regelmäßig Inhalte eingepflegt, scheitert auch die beste Software. Genau hier dürfte bei Organisationen der öffentlichen Hand das größte Problem liegen. Sehr wahrscheinlich ist die Motivation Wissen zu teilen und gemeinsam aufzubereiten gering, oder es fehlt für eine aktive Teilnahme schlichtweg die Zeit.

Die zusätzlichen Features eines Enterprise-Wikis könnten zwar eingesetzt werden um zum Beispiel aktuelle Meldungen, ein internes Telefonbuch, Formulare und Vorlagen, etc. anzubieten, jedoch wird dies in der öffentlichen Verwaltung wohl eher mit einem Intranet-Server realisiert. Das bloße ablegen von Dokumenten mit entsprechendem Rechtesystem wäre ebenfalls denkar, aber damit würde nun wirklich nicht die eigentliche Idee eines Wikis zur Geltung kommen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wäre hier vorzuziehen. Die interne Anwendung eines Wikis in einer Behörde scheint also wenig Sinn zu machen.

Interessanter wird die Benutzung eines Enterprise-Wikis im Hinblick auf gemeinsame Projekte mit externen Organisationen. Hier kann es als primäres Kommunikationsmittel und Dateiablage zwischen Behörde und Unternehmen dienen. Die verantwortlichen Mitglieder einer Projektgruppe erhalten Benutzerrechte und können sich so auf einfache Art und Weise gegenseitig austauschen. Besonders die intuitive Handhabung einer Wiki-Umgebung ist hier der Schlüssel zu einer unkomplizierten Kollaboration. Im Fall von Confluence sei noch erwähnt, dass die Firma Atlassian zusätzlich eine sogenannte Bug-Tracking-Software namens JIRA anbietet, die im Bereich Aufgabenmanagement angesiedelt werden kann. Beide Produkte sind untereinander kompatibel, so dass neben der Dokumentation und Kommunikation mittels Confluence ebenfalls der Fortschritt der einzelnen Projektschritte mittels JIRA ersichtlich ist.

Als Atlassian-Expert Partner beraten wir Sie gerne zum Thema Enterprise-Wiki und Kollaborationssoftware, sprechen Sie uns einfach an.