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Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung / Teil 4: Echtzeit-Kollaboration

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Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung / Teil 4: Echtzeit-Kollaboration

Autor
Dr. Christian Knebel
Datum

Das Thema des vierten und vorläufig letzten Teils unserer Blog-Reihe „Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung“ lautet Echtzeit-Kollaboration. Die vorangegangenen Artikel über Dateienaustausch, Dokumentenmanagement und Enterprise-Wikis haben gezeigt, dass es durchaus sinnvolle Ansätze gibt, mit deren Hilfe die Zusammenarbeit über geographische Grenzen hinweg optimiert werden kann. Nun folgt ein Beitrag, der darüber hinaus zusätzlich die zeitsynchrone Kollaboration berücksichtigt, um bestimmte Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.

Wie immer wollen wir vor allem die Chancen in Bezug auf die öffentliche Verwaltung abwägen und damit zusammenhängend auf ein neues Produkt in unserem Firmen-Portfolio aufmerksam machen, doch dazu später mehr. Echtzeit-Kollaboration (engl.: Real-Time Collaboration) basiert allgemein gesagt auf der Idee, mittels technischer Hilfsmittel durch Überbrückung von Zeit und Raum bestimmte Arbeitsprozesse zu vereinfachen und diese vor allem wirtschaftlicher zu gestalten. Konkreter geht es hier um eine effizientere Zusammenarbeit mehrerer Personen, die sich in die zwei Disziplinen Web-Meetings und E-Learning unterteilen lassen.

Vorweg sei gesagt, dass wohl viele private Internetnutzer bereits Erfahrungen mit Echtzeit-Kollaborations-Software gemacht haben. Googles Webanwendung "Google Drive" ist ein solches Beispiel. Hier können Dokumente aller Art von mehreren Personen zeitgleich bearbeitet werden. Änderungen werden in Echtzeit bei allen Teilnehmern angezeigt und automatisch online gesichert. Ein weiteres sehr populäres Beispiel ist Microsofts IP-Telefonie Software "Skype", die Web-Konferenzen, Dateiübertragung oder Instant-Messaging ermöglicht. Die Grundidee beider Beispiele ist dieselbe: Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit.

Der Hauptaspekt der Echtzeit-Kollaboration in Organisationen soll nun die Kommunikation via Audio- und Videokonferenz sein. Primär geht es hier vor allem um Zeit- und Kostenersparnis, da Mitarbeiter nun die Möglichkeit haben, verstärkt von ihrem Arbeitsplatz aus an Konferenzen (Web-Meetings) und Schulungen (E-Learning) teilzunehmen. Dies ist besonders für Organisationen mit mehreren Firmensitzen, Außenstellen oder Home-Office Mitarbeitern interessant, denn oft sind Reisekosten und zeitlicher Aufwand für kurze Veranstaltungen verhältnismäßig hoch. Weiterhin können Angestellte durch Schulungsmöglichkeiten voneinander lernen. Etwaige Weiterbildungskurse können schnell und ohne großen organisatorischen Aufwand kurzfristig angesetzt werden, aber auch Hilfestellungen bei alltäglichen Hindernissen, wie beispielsweise der Umgang mit Office Anwendungen, können effizienter geleistet werden. Dementsprechend wird mehr Wissen für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht und der interne Informationsaustausch steigt.

Adobe Connect

Ein passendes Tool, welches wir Ihnen nun vorstellen möchten, ist Adobes multimediales und webbasiertes Kommunikations- und Kollaborationssystem Adobe Connect. Über diese digitale Plattform, lassen sich sowohl Schulungen und Seminare, als auch audiovisuelle Konferenzen abhalten. 

Wie bereits angedeutet, lässt sich auch Adobe Connect in die Schwerpunkte Web-Meetings und E-Learning unterteilen. Beide Bereiche werden mit einer Fülle von mitgelieferten Features unterstützt, die Kollaboration in Echtzeit ermöglichen. Neben der audiovisuellen Kommunikation kann man zum Beispiel Präsentationen abhalten, Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten, Fragebögen erstellen oder Screen Sharing betreiben. Zusätzlich kann Adobe Connect eine zentrale Anlaufstelle einer Organisation werden, indem eine Art digitales Büro eingerichtet wird, wo Mitarbeiter rund um die Uhr gespeicherte Informationen abrufen können. Dies ist besonders dann nützlich, wenn man an eventuellen E-Learning Kursen nicht teilnehmen konnte, beziehungsweise wiederholt auf Schulungsmaterial zugreifen will. Die technischen Voraussetzungen von Adobe Connect sind ebenfalls gering, da lediglich der Adobe Flash Player benötigt wird, welcher ohnehin bereits sehr weit verbreitet ist. Weiterhin ist es möglich Adobe Connect via mobiler Endgeräte zu betreiben

Ein Praxisbeispiel in der öffentlichen Verwaltung ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Bereits seit 2008 nutzt die Behörde Adobe Connect um hauptsächlich Schulungen für die Mitarbeiter anzubieten. Weiterbildungskurse können ohne großen organisatorischen Aufwand schnell aufgesetzt werden, ohne dass die Teilnehmer ihren Arbeitsplatz verlassen müssen. Hier spart die Behörde einiges an Reisekosten, so dass gleichzeitig auch die Anzahl der Schulungen gesteigert werden konnte. Besonders bei Angestellten in auswärtigen Dienstsitzen ist das Einsparungspotential groß, da diese nun  mittels Webkonferenzen an Besprechungen teilnehmen können, ohne extra anreisen zu müssen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten mittels Adobe Connect, so dass der weniger effiziente Emailverkehr eingeschränkt wurde.

Unser abschließendes Fazit bezüglich des Einsatzes von Adobe Connect in der öffentlichen Verwaltung fällt dementsprechend durchweg positiv aus. Anders als bei öffentlichen Diensten wie zum Beispiel "Google Drive" wird die Anwendung auf hausinternen Servern betrieben und kann extern via VPN-Verbindung erreicht werden. Die Vorteile der Kosten- und Zeitersparnis, sowie Steigerung des Informationsaustausches, wurden bereits mehrfach erwähnt. Natürlich kann Adobe Connect nicht sämtliche Meetings ersetzen, da auch soziale Kontakte mitunter wichtig sind, aber in einigen Bereichen sind Webkonferenzen ohne jeden Zweifel wirtschaftlicher. 

Die publicplan wird als Adobe Connect Competence Partner zukünftig Ihr Ansprechpartner für den Einsatz in der öffentliche Verwaltung sein und die Vorteile für Sie nutzbar machen. Sprechen Sie uns gerne an!