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Kollaboration in der ÖV / Teil 2: Dokumentenmanagement

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Kollaboration in der ÖV / Teil 2: Dokumentenmanagement

Autor
Dr. Christian Knebel
Datum

Der erste Teil der Blog-Reihe handelte von Cloudspeichern, wie zum Beispiel Dropbox, sowie der Frage, ob diese prinzipiell ihren Einsatz in der öffentlichen Verwaltung finden können oder gänzlich ungeeignet sind. Nachfolgend wollen wir uns nun mit Ansätzen beschäftigen, die über das reine Speichern und Synchronisieren von Daten auf externen Servern hinausgehen.

So genannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können in der öffentlichen Hand dann angewendet werden, wenn ein zentrales System etabliert werden soll, das eine effiziente Handhabung mit digitalen Dokumenten gewährleistet und nebenbei den Archivierungsprozess unterstützt. Darüber hinaus sind einige DMS mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, die beispielsweise Kommunikation, Terminplanung, Aufgabenplanung, elektronische Post, etc. unterstützen.

Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung / Teil 2: Dokumentenmanagement publicplan 2013

 

In der öffentlichen Hand gelten auch für digitalisierte Dokumente dieselben Kriterien wie für konventionelle Papierakten. Neben Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit muss eine elektronische Akte ebenfalls der Rechtmäßigkeit unterliegen. Zusätzlich kann ein DMS die konventionelle Papierregistratur unterstützten. Bereits strukturierte Arbeitsprozesse können so vollständig automatisiert werden. Die Erstellung eines elektronischen Archivverzeichnisses mit Hilfe von so genannten Meta-Informationen gewährleistet einen lesenden Zugriff auf Registraturdaten und vereinheitlicht diese.

Die elektronische Akte selbst befindet sich in einer einheitlichen Dokumentenmenge, die mittels DMS gewartet wird und zum Beispiel Office-Dokumente einpflegt. Der Papier-Input kann per Scanverfahren erfasst werden, so dass ein schnelles Wiederfinden von Akten, Dokumenten und Vorgängen sichergestellt werden kann. Der Vorgang wird mit der Automatisierung der Archivverwaltung abgerundet.

Die komplette Abschaffung von Papierakten in der öffentlichen Verwaltung ist aber kurz- und mittelfristig gesehen wohl kaum realistisch, da zum einen das Investitionsvolumen sehr hoch sein würde und gleichzeitig die vollständige Akzeptanz aller Beteiligten notwendig wäre. Das elektronische Erfassen sämtlicher Papierdokumente, sowie das Etablieren eines notwendigen Rechtesystems, wären außerdem mit extrem hohem Aufwand verbunden. Vor allem personenbezogene Daten wie Personalakten sind hochsensibel, so dass deren Digitalisierung sehr wahrscheinlich Probleme mit sich bringen könnte. Da der Dokumentenverkehr in der öffentlichen Hand auf die höchste Verfügbarkeit ausgerichtet sein muss, ist der Spielraum für Wartungen innerhalb der Arbeitszeiten ebenfalls nicht vorhanden.

Dennoch bieten DMS auch für die öffentliche Verwaltung Chancen, die nicht ungeachtet sein sollten. Neben dem Wegfall beziehungsweise einer Reduzierung von Raum- und Materialkosten, gewährleistet ein solches elektronisches System den Zugriff auf allen Unterlagen (gemäß der dafür erstellten Zugriffsrechte) vom Arbeitsplatz aus. Dokumente können elektronisch recherchiert, sowieso elektronisch versendet werden. Der digitale Archivierungsprozess sorgt zusätzlich für kürzere Such- und Zugriffszeiten und erhöht letztendlich die Transparenz, da sich auch der Bearbeitungsstand von Vorgängen und Akten ersichtlicher gestaltet.

Ein Praxisbeispiel bezüglich DMS ist die Stadt Damme, die eine Spezial-Software aus dem Hause Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) einsetzt, um diverse Arbeitsabläufe zu beschleunigen und den internen Archivierungsprozess zu optimieren. Konkrete Anwendungen sind die digitale Steuerakte und der digitale Rechnungseingang. Letzterer Aspekt sorgt beispielsweise dafür, dass eingehende Rechnungen in der Posteingangsstelle gescannt werden und so automatisch in den digitalen Workflow gelangen. Die Zugriffs- sowie Bearbeitungszeiten werden hier deutlich reduziert und der Bearbeitungsstatus einer Rechnung ist nach dessen Erfassung sofort einsehbar. Das personenbezogene Rechtesystem des DMS unterstützt derweil die datenschutzrechtliche Anforderungen, so dass wirklich nur berechtigte Mitarbeiter die Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Dasselbe gilt für die digitalen Steuerakten, die mittels Verschlagwortung schneller auffindbar sind und den parellelen Zugriff von mehreren Mitarbeitern unterstützen. Ein weiterer Vorteil ist eine höhere Verfügbarkeit hinsichtlich Außendienststellen. Weiterhin existiert eine Schnittstelle zum Finanzwesen, welches so Einsicht auf die gescannten Originalrechnungen hat und darüber hinaus Steuerbescheide mit Hilfe des DMS in die richtigen Steuerakten überführen kann.

Das Beispiel der Kommune Damme zeigt, dass bereits die gezielte Einführung eines DMS in bestimmte Arbeitsabläufe von Vorteil sein kann. Ein Kompromiss wäre also eine schrittweise Herangehensweise, da trotz diverser Hindernisse die Vorteile eines DMS nicht vernachlässigt werden sollten. Auch wenn nicht der gesamte Aktenbestand digitalisiert wird, kann ein DMS zusätzlich in Betrieb genommen werden. Schließlich ist es vor allem hinsichtlich der Kollaboration sinnvoll, ein zentrales System zu etablieren, auf das alle Teilnehmer eines Projekts zugreifen können. Die Abschaffung der Papierakte liegt vermutlich noch in weiter Ferne, aber digitale Dateien sind auch in der öffentlichen Verwaltung allgegenwärtig und ein Datei- und Dokumentenaustausch via E-Mail ist wohl kaum mehr zeitgemäß. Um einen Austausch von Wissen durch die Etablierung eines Enterprise Wiki soll es in unserem nächsten Artikel dieser Beitragsreihe gehen.

Wenn Sie mehr über das Thema Kollaborationssoftware erfahren möchten, sprechen Sie uns gerne an.