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Typologie der Chatbots - Der Organisator (Teil 4)

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Typologie der Chatbots - Der Organisator (Teil 4)

Autor
Chiara Stuttfeld
Datum

Besonders als persönlicher Assistent bei der Terminvereinbarung und der damit verbundenen Planung von Meetings und Reisen können Chatbots eine Stütze im Arbeitsalltag sein. Im vierten Beitrag unserer Blogreihe "Typologie der Chatbots" stellen wir Ihnen deshalb den Organisator vor.

Der Chatbot übernimmt die Planung

Bei einem vollen Terminkalender ist das Einschieben eines weiteren Termins oft zeit- und planungsaufwendig, vor allem wenn mehrere Personen an besagtem Termin teilnehmen sollen. Viel einfacher wäre es, wenn sich die allgemeine Organisation an ein intelligentes System abgeben ließe. Sogenannte Terminplanungs-Bots übernehmen den Vorgang der Terminplanung ab dem Zeitpunkt, an welchem ein Empfänger dem Termin zustimmt. Der Bot kümmert sich dann um das übliche Hin und Her des Austauschs der Verfügbarkeiten aus den Terminkalendern. Wenn Zeit und Ort festgelegt sind, werden diese Informationen dann an die Teilnehmer zurückgegeben.

Der Organisator ist zuverlässig und lernfähig

Ein Beispiel für den Mehrwert eines solchen digitalen Assistenten ist der Chatbot des israelischen Start-Ups Meekan, welches Mitte 2016 von dem Online Terminplaner Doodle übernommen wurde. Der Chatbot Meekan läuft komplett im Hintergrund und dient als virtueller Assistent bei der Terminfindung. Meekan lässt sich in Slack integrieren und gleicht die Terminkalender aller Personen innerhalb eines Chats ab, woraufhin er in Sekundenschnelle priorisierte Termin-Vorschläge macht. In diesem Zuge lernt der Chatbot ständig hinzu und merkt sich beispielsweise Präferenzen seiner User, um Termine auch zukünftig optimal planen zu können. Der Nutzer muss letzten Endes nichts weiter übernehmen, als zu dem gesetzten Termin zu erscheinen. Komplexere Programme versprechen in diesem Zuge die gesamte Tagesplanung zu übernehmen, Termine darüber hinaus zu priorisieren und gegebenenfalls zu verschieben und dem Nutzer in Meetings relevante Informationen vorzulegen oder auf Versäumnisse hinzuweisen. Kurzum versprechen sie also einen rundum Ersatz eines persönlichen Assistenten. Terminplanungs-Bots sind ein Produkt für alle, die keinen persönlichen Assistenten haben und kosten zudem wenig oder sind sogar teilweise gratis erhältlich.

Anwendungsmöglichkeit in der Verwaltung

Gerade in der Verwaltung ist die Nutzung eines Chatbots dieser Art zu empfehlen. Denn wie alle anderen komplexen Organisationen sind auch sie auf effiziente Terminplanung angewiesen. Zusätzlich sind außerdem einige Besonderheiten zu beachten: Zunächst einmal kann bei der Terminplanung eine Priorisierung ausgehend von der Veranwortungshierarchie als sinnvolle Logik implementiert werden. Diese kann sich an der formalen Organisationsstruktur oder der verfahrensabhängig definierten Verantwortungskette orientieren. Weitere Besonderheiten sind die vorhandenen Ressourcen. Ist die Teilnehmerzahl nicht vorab festlegbar, so kann ein Bot bei der Raumbuchung unterstützen und entsprechend der finalen Teilnehmerzahl einen passenden Raum aussuchen.