Was bedeutet „EfA“?
Das EfA-Prinzip beschleunigt die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Die Verwaltungsleistungen, die bis Ende 2022 digitalisiert werden müssen, sind in 14 Themenfeldern zusammengefasst. Daraus ergibt sich eine jeweilige Umsetzungsverantwortung eines Bundeslandes und damit eine Arbeitsteilung.
Um auf dieser Grundlage die OZG-Umsetzung noch effizienter zu gestalten, kommt das „Einer-für-Alle-Prinzip“ (EfA) ins Spiel: Jedes Land soll Verwaltungsleistungen in seiner Umsetzungsverantwortung so digitalisieren, dass andere Länder die Lösung einfach übernehmen, also „mitnutzen“ können.
Ein Bundesland entwickelt also die jeweiligen Leistungen und betreibt sie zentral. Nutzer:innen im gesamten Bundesgebiet können so ihr Anliegen durch einen einzigen, zentral zur Verfügung gestellten Online-Dienst erledigen, während der gestellte Antrag nur die für das Vorhaben zuständige Stelle erreicht.
Was sind die grundsätzlichen Herausforderungen bei der Umsetzung von Projekten nach dem EfA-Prinzip?
Auch wenn Online-Formulare für Nutzer:innen auf den ersten Blick simpel erscheinen, beinhaltet die Umsetzung einige organisatorische, fachliche, finanzielle und technische Herausforderungen. Die sogenannten „EfA-Mindestanforderungen“ sichern deshalb die ambitionierte Zielerreichung bis 2022.
Die publicplan GmbH harmonisiert durch den Ansatz von GovForms – einem auf der Open-Source-Software (OSS) form.io basierendem Formularmanagement-System (FMS) - insbesondere die fachlichen und technischen EfA-Mindestanforderungen.
Durch den Einsatz der Digitalisierungsstraßen und der technischen Integration der Formulare anhand der EfA-Mindestanforderungen können Online-Dienste bedarfsgerecht und schnell zur Verfügung gestellt werden. Das Vorgehens- und Organisationsmodell der Digitalisierungsstraßen sichert mit standardisierten Prozessen die Anforderungserhebung für die Formulare und deren konkrete Ausgestaltung, inklusive Fachlogiken und Datenfeldern im FMS GovForms.
Durch die Einhaltung des XöV-Standards XUnternehmen im Formularbaukastensystem wird der wiederkehrende Datenkranz für wirtschaftsbezogene Verwaltungsleistungen standardisiert und in den Formularen wiedergegeben.
Daneben berücksichtigt das zugehörige Rechtsformmodell auch die Einhaltung aller gesellschaftsrechtlichen Vorgaben auf Datenfeldebene, inklusive dazugehöriger Regeln und Abhängigkeiten. Außerdem können fachliche Zusatzanforderungen an den Online-Dienst in Zusammenarbeit mit Vertreter:innen des Fachvollzugs erhoben werden. Die Umsetzung landesspezifischer (rechtlicher) Gegebenheiten kann so auch im Formular mitberücksichtigt werden.
Warum eignet sich GovForms als Plattform besonders? Wie unterstützt sie den Nachnutzungs-Gedanken?
Auf technischer Ebene sind eine Reihe an weiteren EfA-Mindestanforderungen einzuhalten, um ein medienbruchfreies Angebot zu ermöglichen. Dazu zählen Anpassungen bei der Integration in andere Dienste, das Datenrouting sowie Anbindung sonstiger nach- oder vorgelagerter Prozesse, wie z. B. die Authentifizierung und ePayment. Daher ist es umso vorteilhafter, wenn Länder und Behörden auf eine einfache Lösung zurückgreifen können.
Daneben ist die Software auch in der Lage, beispielsweise durch die Integration der Formulare über Node-Plugins das „Look and Feel“ unterschiedlichster Portale mit leichtesten CSS-Änderungen zu übernehmen. So sind die zentrale Entwicklung und der Betrieb eines Formulars nicht dafür ausschlaggebend, wie sich die Nutzung in verschiedenen Verwaltungsportalen für Nutzer:innen anfühlt.
Die Softwarelösung GovForms soll in Zukunft auch Wegbereiter zur Einhaltung des Once Only-Prinzips sein. Bürger:innen sollen der öffentlichen Verwaltung in diesem Zug gewisse Standardinformationen, wie z. B. den Auszug aus dem Handelsregister nur einmalig mitteilen müssen. Hierdurch werden Online-Dienste merklich verschlankt und auch behördenseitig effizienter.
Wie kann die Verwaltung von Formularen nach dem EfA-Prinzip profitieren?
Die einmalige Entwicklung von Online-Diensten in partizipativer Vorgehensweise ist effizient und deshalb auch umso wirtschaftlicher. Durch GovForms und die Einhaltung der EfA-Mindestkriterien wird dieses Vorgehen unterstützt und ist in jedem Fachkontext individuell anwendbar. So ist es auch denkbar, die Lösung in anderen Kontexten zu verwenden, in denen viele Formulare digital bereitstehen sollen und die Verknüpfung zu anderen Prozessen für eine Gesamtorchestrierung nötig ist.
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