Fehlende oder wegbrechende Kommunikation ist oft ein Hindernis für erfolgreiches mobiles Arbeiten. Die Corona-Krise zwingt viele Teams zu schnellen Entscheidungen, wie die Zusammenarbeit gestaltet werden kann. Die richtigen Tools unterstützen die Arbeit durch reibungslose Teamkommunikation. Sie sind unverzichtbare Werkzeuge, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten – und können auch jenseits der Corona-Krise die Teamarbeit effizienter machen.
Daher haben wir uns entschlossen, drei Werkzeuge zur kostenfreien Nutzung kurzfristig anzubieten und laden Sie hiermit ein, diese auszuprobieren und in Ihren digitalen Arbeitsalltag der nächsten Wochen zu integrieren.
Sicheres mobiles Arbeiten mit Open-Source-Lösungen
Gute, sichere Software muss nicht viel kosten: Das stellen Open-Source-Programme immer wieder unter Beweis. Zur Nutzung aller drei Tools benötigen Sie lediglich einen aktuellen Internetbrowser, um dem aktuellen Sicherheitsniveau zu entsprechen.
Wir stellen diese Tools in einem deutschen Rechenzentrum, zertifiziert nach ISO 27001, BSI-Grundschutz und ITIL V3, für Sie bereit und monitoren die Auslastung der Systeme permanent, um gegebenenfalls die benötigten Ressourcen zu erhöhen. Trotzdem möchten wir Sie bei allen Tools zu einer „fairen Benutzung“ aufrufen, um allen unseren Kunden die Chance zu geben, die Systeme ohne Einschränkung zu nutzen.
Wir wollen die Nutzung bis mindestens Ende 2020 vollkommen kostenlos ermöglichen. Alle Informationen, die Sie in unseren Systemen ablegen oder darüber austauschen, werden nicht ohne Ankündigung gelöscht und können jederzeit durch Sie daraus exportiert werden.
Effiziente Zusammenarbeit an Dokumenten
Besonders wichtig im Homeoffice ist das gemeinsame Arbeiten an Office-Dokumenten, während man parallel zusammen virtuell spricht. Die Nutzung von Office 365 oder Google Docs ist aus Datenschutzgründen schwierig. Daher stellen wir Ihnen unser Tool GovPad bereit, eine auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung angepasste Variante des populären CryptPad. Dort haben nur Sie und etwaige Kollaborator:innen Zugriff auf die Daten und können gemeinsam an Dokumenten im Stil der bekannten Tools wie Word, Excel und PowerPoint arbeiten.
Direkte Kommunikation per Messenger
Telefonieren ist nicht immer der geeignete Weg, um auf dem kurzen Dienstweg Informationen auszutauschen. Deswegen erfreuen sich Messenger großer Beliebtheit – auch in der Corona-Krise. Wir stellen daher unseren GovChat für Sie als Kommunikationstool bereit.
Registrieren können sich alle mit einer freigegebenen Maildomäne, um Sie als Nutzer vor Werbung und Belästigungen zu schützen. Zum Start sind bereits alle E-Mails mit den Endungen „nrw.de“ für eine Selbstregistrierung freigegeben.
Schicken Sie bitte eine Mail an govchat@publicplan.de, wenn Sie Ihre Maildomäne für die Anwendung freigeben möchten. Danach ist eine simple Erstregistrierung für Nutzer möglich. Sie können sich private Gruppen anlegen und somit mit Ihren Kollegen geschützt kommunizieren. Ebenso finden Sie alle anderen beliebten Funktionen des GovChats wie verschlüsselten 1:1-Chat oder schnellen Dateiaustausch. Dafür sind alle im Behördenalltag üblichen Datenformate wie Word, PDF, PowerPoint und Excel mit einer Dateigröße bis 1 MB möglich.
Erfolgreiche Videokonferenzen
Neben der Chat-Kommunikation erfreuen sich Videokonferenzen großer Beliebtheit. Aus diesem Grund haben wir auch die Jitsi-Videokonferenz-Software für Sie zur allgemeinen Nutzung auf unseren Servern installiert. Sie können dort direkt eine Videokonferenz anlegen und ohne weitere Softwareinstallation starten. Ebenso ist die Videotelefonie auch in unserem GovChat aktiviert und kann dort mit einem Klick direkt gestartet werden.
Sie interessieren sich für weitere Open-Source-Lösungen für die öffentliche Verwaltung? Sprechen Sie uns an.
