Seit fast einem Jahr hält die Corona-Pandemie der Digitalisierung der Verwaltung den Spiegel vor. Denn auch nach dieser langen Zeit der Lockdowns und Improvisation haben viele Behörden noch keine Strategie für durchdachte digitale Lösungen. Oft fehlt es an technischer Unterstützung und Ausstattung. So ist die digitale Behörde in vielen Teilen Deutschlands noch immer nicht weitergekommen.
Erfolgreiche Videokonferenzen mit BigBlueButton in Schleswig-Holstein
Doch Schleswig-Holstein zeigt, wie es anders geht: Der CIO des Landes Schleswig-Holstein suchte nach einer Alternative für die notgedrungen eingesetzten Systeme, die nicht den deutschen Datenschutzanforderungen für Behörden entsprechen. Seit Anfang Dezember 2020 ist die Lösung BigBlueButton erfolgreich im Einsatz.
Das von der publicplan GmbH in Zusammenarbeit mit der Gesellschaft zur Entwicklung von Dingen mbH entwickelte System wird durch das zentrale IT-Management des Landes Schleswig-Holstein in der Zuständigkeit des Ministeriums für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung für die obersten Landesbehörden zur Verfügung gestellt.
Es ist für eine Last für 300 bis 450 gleichzeitige Nutzer:innen ausgelegt und ermöglicht einzelne Konferenzen bis 200 Teilnehmende. Mit dem Tool wurden bereits mehrere Konferenzen und Veranstaltungen auch länderübergreifend durchgeführt.
Die entwickelte Anwendung ist eine für Schulungen und Großveranstaltungen ausgelegte Telekonferenzlösung, die mit den aktuell gängigen Lösungen Zoom und Teams vergleichbar ist. Sie basiert im Gegensatz zu diesen proprietären Lösungen jedoch auf Open Source und wird in deutschen Rechenzentren mit Zertifizierungen betrieben, die den Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen. Zudem verfügt die Lösung über weitere Funktionalitäten wie Rollen (z. B. Präsentator oder Moderator), Breakoutrooms, Whiteboard, Abstimmungen, gemeinsame Notizen und Privatchat.
Viele Vorteile speziell für Behörden
Besonders für Behörden bietet BigBlueButton weitere Vorteile. Es erfüllt sehr hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen und kann ohne Installation von Software in modernen Browsern verwendet werden. Zudem ist es so aufgebaut, dass Teilnehmende sowohl von innerhalb von Verwaltungsnetzen als auch Teilnehmende außerhalb der Verwaltungsnetze erfolgreich untereinander und miteinander Konferenzen durchführen können.
In Ausnahmefällen können sogar externe Teilnehmende mittels zeitlich begrenzter Zugangscodes selbst Veranstaltungen moderieren. Dies ist bspw. für Veranstaltungen wichtig, für deren Durchführung externe Expert:innen beauftragt werden. Alle Komponenten können in eigenen Rechenzentren oder in zertifizierten Rechenzentren betrieben werden.
Auch sind durch die Clusterfähigkeit größere Lasten möglich. Durch den verbreiteten Einsatz an Universitäten wird die Software zudem regelmäßig Sicherheits- und Lasttests unterzogen und Sicherheitslücken werden sehr schnell geschlossen.
Gleichzeitig beschleunigt die Open Source-Lösung die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Behörden bzw. bei deren Arbeitsgruppen. Auch ist hier eine einfache Kooperation mit Dienstleistern möglich. Durch Open Source kann die Software sehr gut nachgenutzt werden. Auch ist der Reifegrad an standardisierten Installationsroutinen ein Garant für eine effektive und sichere Nachnutzung.
Die publicplan GmbH konnte aufgrund ihrer langjährigen Expertise im E-Government mit der schnellen Bereitstellung der Lösung überzeugen. Auch Themen wie Anforderungserhebung, Installation, Anpassung, Schulungen, technischer Support und Hosting gehörten zum Angebot. Schleswig-Holstein steht nun ein umfassendes Tool für Webinare, Videokonferenzen und Live-Streaming zur Verfügung, das den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entspricht.
Unkomplizierte Open Source-Lösungen erleichtern die digitale Verwaltung
Dieses Beispiel zeigt, dass auch Behörden schnell und unkompliziert Open Source-Software für Web- und Videokonferenzen einsetzen können. Mit BigBlueButton existiert eine intuitive Lösung, mit der sie Telefon- und Videokonferenzen niedrigschwellig durchführen können. Das erspart auch nach der Pandemie zeitraubende Anfahrten zu Terminen. Und die Anwendungsfälle gehen noch weiter. Denn auch für Chatbots, Messenger oder das Formularmanagement gibt es Open Source-Angebote, die sich für den Einsatz in der Verwaltung veredeln lassen.
