Kennen Sie das? Re: AW: Re: AW: Re: AW: Frage?
Zur Kommunikation wird in der Verwaltung gerne die gute alte E-Mail eingesetzt. Und das treibt manchmal wundersame Blüten.
Dazu ein Beispiel: Sie erstellen mit hohem Zeitaufwand eine E-Mail. Diese wird dann verteilt, weitergeleitet, in der Antwort zerstückelt oder sogar ignoriert. Je häufiger das in einem E-Mail-Strang passiert, desto wahrscheinlicher ist es, dass einige Beteiligte die E-Mails nur noch überfliegen und wichtige Informationen übersehen.
E-Mails können die Teamarbeit erschweren
Die E-Mail lässt sich zwar zur Teamarbeit einsetzen. Sie ist jedoch dafür in den meisten Fällen nicht geeignet. Die folgenden Argumente können Sie sicher aus Ihrer eigenen Praxis gut nachvollziehen:
- Mit der E-Mail ist es schwierig, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Manchmal entsteht ein wahres Ping-Pong-Spiel aus Antworten mit Zitat, Teilzitat oder ohne Zitat, direkt an den Verfasser oder an alle usw. Was ist jetzt wirklich aktuell? Wer hat welche Information überhaupt erhalten und gelesen?
- In der Verwaltung wird die E-Mail manchmal unwissentlich als Dokumentenmanagement oder Archiv genutzt. Kolleg:innen legen Ihre E-Mails strukturiert ab. Andere haben darauf keinen Zugriff. Das Wissen ist dann im E-Mail-Archiv begraben.
- Die E-Mail kann als Aufgabenliste missbraucht werden. Wer wirklich etwas zu erledigen hat, ist dann kaum noch nachzuvollziehen.
- E-Mails werden oft mit der Absicht gesendet, eine möglichst schnelle Antwort zu erhalten. Das unterbricht kontinuierlich Ihre Arbeit und kostet wertvolle Zeit.
- Der Gruß, die Anrede und die Dankesmail an den großen Verteiler sind nett, aber in der Sachkommunikation unnötiger Ballast.
- Dann gibt es natürlich noch das Thema Sicherheit. In der Regel ist die Kommunikation mit E-Mails unverschlüsselt und damit unsicher.
Nutzen Sie die E-Mail sinnvoll
Die E-Mail hat natürlich ihre Daseinsberechtigung und ist weiterhin unabdingbar. Die E-Mail bietet sich z. B. für folgende Szenarien an:
- Die Verteilung einer Information an eine festgelegte Gruppe von Menschen.
- In der direkten Kommunikation mit Dritten also Kund:innen, Bürger:innen, Unternehmen oder anderen Behörden.
- In der direkten 1:1 Kommunikation.
Stärken Sie ihr Team durch Messenger
Tun Sie sich und Ihren Kollegen einen Gefallen: Verzichten Sie in der Teamkommunikation auf E-Mails und nutzen Sie stattdessen ein sicheres Chatsystem.
Messenger und Chats ermöglichen eine direkte und angenehme Kommunikation für Teams, Projekte oder ganz allgemein in Beteiligungsverfahren. In Chats stellen Sie durch themenbezogene Kanäle sicher, dass alle Beteiligten auch wirklich die benötigten Informationen bekommen. Ein fachlicher Austausch erfolgt sachbezogen und ohne unnötigen Ballast.
Andere Systeme, wie die zuvor „gescholtene“ E-Mail oder Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich auch in Messenger integrieren. Die E-Mail wird von der Gruppendiskussion entlastet und gestärkt.
Messenger sind ein Schritt in neue Arbeitswelten
Wir wissen es alle, die deutsche Verwaltung steht vor großen Aufgaben: Mobilität, Bildung, Demografie und Digitalisierung werden neue Anforderungen an unsere Verwaltung stellen. Auch Ihre Behörde wird mehr und mehr zum Gestalter und Partner von Bürger:innen und Unternehmen werden. Daher wird der Bedarf an Zusammenarbeit und Vernetzung weiter steigen.
Messenger wie zum Beispiel der GovChat helfen Ihnen dabei, neue Formen der Zusammenarbeit zu entdecken und sinnvoll zu ermöglichen. Wenn Sie sich über die Vorteile des Systems genauer informieren möchten, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
