Management Summary
Lernen Sie die vielfältigenVorteile kennen, die Online-Terminbuchungssysteme deröffentlichen Verwaltung bieten. Anhand konkreter Zahlen wird die Zeitersparnisdurch die Automatisierung des Prozesses aufgezeigt und Handlungsempfehlungenfür die Einführung gegeben.
Der öffentliche Dienst steht vor großen Herausforderungen: Steigende Anforderungen bei gleichzeitigem Personalmangel und dem Wunsch nach mehr Bürgernähe. Lange Wartezeiten und überlastete Telefonleitungen führen zu Frustration auf beiden Seiten des Schalters. Wie können Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet und die Mitarbeitenden entlastet werden? Online-Terminbuchungssysteme bieten eine effektive Lösung zur Optimierung von Verwaltungsprozessen und Steigerung der Bürgerzufriedenheit.
Bereits 2022 haben 70 % der Teilnehmenden der Studie des eGovernment Monitors ihre Behördengänge in Deutschland online vereinbart. Diese Untersuchung unterstreicht die wachsende Akzeptanz und Nachfrage nach digitalen Verwaltungsdienstleistungen.
Betrachten wir eine mittelgroße Behörde mit 7.000 Terminen pro Jahr. Bei der manuellen Terminvereinbarung per Telefon oder E-Mail fallen pro Termin durchschnittlich 8 Minuten an – für Rückfragen, Kalenderabgleich und die eigentliche Terminfestlegung. Das summiert sich schnell auf über 930 Stunden bzw. mehr als 116 Arbeitstage pro Jahr, die allein für die Terminverwaltung aufgewendet werden! Diese wertvolle Zeit fehlt an anderer Stelle, zum Beispiel für die Bearbeitung von Anträgen, Beratung oder die Entwicklung neuer Serviceangebote.
Eine Online-Terminbuchungslösung automatisiert diesen Prozess. Bürger:innen buchen selbstständig Termine rund um die Uhr, ohne auf die Öffnungszeiten der Verwaltung angewiesen zu sein. Das System übernimmt die Kalenderverwaltung, versendet Erinnerungsnachrichten und reduziert somit Terminausfälle. Die Mitarbeitenden werden von aufwändigen Routineaufgaben entlastet und gewinnen Zeit für ihre Kernaufgaben.
Online-Terminbuchungssysteme bieten zahlreiche Vorteile für die ÖV
- Zeitersparnis: Weniger Verwaltungsaufwand ermöglicht Fokus auf Kernaufgaben
- Effizienzsteigerung: Optimierte Prozesse und Ressourceneinsatz durch Automatisierung und Vermeidung von Doppelbuchungen
- Bürgerorientierung: 24/7-Verfügbarkeit und verbesserter Service und kürzeren Wartezeiten
- Kostensenkung: Reduzierter Personalaufwand durch effizienteren Ressourceneinsatz
Darüber hinaus ermöglicht das Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) die Nachnutzbarkeit der Open-Source-Lösungen von publicplan zwischen verschiedenen Behörden, was zu weiteren Synergien führt.
Handlungsempfehlungen
- Analyse: Ermitteln Sie den aktuellen Zeitaufwand für die manuelle Terminvergabe. Analysieren Sie dazu die bestehenden Prozesse und erfassen Sie die benötigte Zeit.
- Recherche: Informieren Sie sich über verschiedene Online-Terminbuchungssysteme und deren Funktionen. Berücksichtigen Sie dabei die individuellen Anforderungen Ihrer Verwaltung.
- Pilotprojekt: Starten Sie mit einer Abteilung oder einem Servicebereich, um Erfahrungen zu sammeln. So können Sie die Akzeptanz und die Funktionalität des Systems testen.
- Evaluation: Bewerten Sie die Ergebnisse und passen Sie das System gegebenenfalls an. Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitenden und Bürger:innen, um das System zu optimieren.
Bei der Implementierung sollten mögliche Herausforderungen wie Datenschutzbedenken, technische Hürden und Schulungsbedarf für Mitarbeitende berücksichtigt werden. Zudem bietet die Integration zusätzlicher digitaler Dienstleistungen, wie die Online-Beantragung von Dokumenten mit Low-Code-Lösungen, weiteres Potenzial zur Prozessoptimierung. Der Einsatz von Online-Terminbuchungssystemen ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung. Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Bürgernähe zu verbessern.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Implementierung Ihrer Terminbuchungslösung. Weitere Informationen finden Sie hier: www.publicplan.de/loesungen/online-terminbuchung
