Management Summary
Verwaltungsportale bleiben ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung öffentlicher Dienste und stehen vor vielfältigen Herausforderungen. Diese umfassen die Notwendigkeit einer nutzerfreundlichen Gestaltung, um die Akzeptanz und Effizienz zu verbessern, sowie die Modernisierung veralteter Systeme zur Gewährleistung von Interoperabilität und Responsivität.
Zudem müssen Portale den gesetzlichen Anforderungen an Barrierefreiheit entsprechen und IT-Sicherheit gewährleisten, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Die kontinuierliche Anpassung und Pflege dieser Plattformen ist entscheidend, um effektive digitale Services anzubieten und die Zufriedenheit der Nutzer zu gewährleisten.
4 Herausforderungen für Verwaltungsportale
User Experience (UX) & Nutzerzentrierung
Bürger:innen erwarten einfache, intuitive und verlässliche digitale Angebote, die auf unterschiedlichen Geräten zur Verfügung stehen müssen. Komplexe Antragsstrecken, lange Ladezeiten oder unklare Menüführungen führen zu Frustration und hohen Abbruchraten.
Eine nutzerzentrierte Gestaltung verbessert die Akzeptanz und Effizienz. Durch Methoden, wie User Research, Usability-Tests und Prototyping können Behörden die Bedürfnisse und Erwartungen der Bürger:innen besser verstehen und passgenaue digitale Lösungen entwickeln.
Der UX-Standard KERN bietet eine Open-Source-Lösung, die genau auf die Anforderungen der ÖV-Portale abzielt. Dieser UX-Standard ist ein von der Verwaltungscommunity gepflegtes System. Dennoch empfiehlt sich eine kontinuierliche Optimierung der digitalen Angebote auf Basis von Nutzerfeedback, um eine hohe Zufriedenheit zu gewährleisten.
Veraltete Portale, Integration und Interoperabilität
Viele Behörden arbeiten mit Portalen, die in die Jahre gekommen sind. Veraltete Technologien erschweren Wartung und Erweiterungen, zudem stehen Verwaltungsportale selten allein – sie sind oder werden perspektivisch mit Fachverfahren, Registern und anderen IT-Systemen verknüpft.
Ein Relaunch kann durch Modernisierung sowohl neue Schnittstellen und Responsivität ermöglichen als auch moderne, barrierefreie Designs, die einen sichtbaren und spürbaren Mehrwert schaffen. Eine einheitliche Schnittstellenstrategie erleichtert Datenaustausch, reduziert Medienbrüche und optimiert die Verwaltungsprozesse.
Barrierefreiheit als gesetzliche und gesellschaftliche Pflicht
Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) des Bundes ist 2019 in Kraft getreten: Nur wenn alle Bürger:innen, auch Menschen mit Beeinträchtigungen, barrierefreie Verwaltungsportale nutzen können, erfüllen sie ihren Zweck.
Es gilt, Inhalte wahrnehmbar, bedienbar und verständlich zu gestalten, was sowohl technische als auch redaktionelle Auswirkungen auf Portale hat. Content-Management-Systeme wie Drupal bieten Best Practices und Module um WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) zu prüfen. Um die Anforderungen zu erfüllen, sollte eine durchgehende Beratung zur Barrierefreiheit in den gesamten Entwicklungsprozess einbezogen werden.
IT-Sicherheit als Daueraufgabe
Portale spielen sowohl für den Datenschutz als auch für die Cybersicherheit eine wichtige Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz bilden den rechtlichen Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Diese Regelungen betreffen verschiedene Aspekte der Portalnutzung, von der Verwendung von Cookies bis hin zur Verarbeitung sensibler Daten bei Antragsstellungen.
Cyberangriffe auf öffentliche IT-Infrastrukturen, ebenso auf Verwaltungsportale nehmen zu. Sicherheitslücken können nicht nur zu Ausfällen wichtiger Dienste führen, sondern auch gravierende Folgen wie Datenverlust und Kompromittierung sensibler Informationen nach sich ziehen.
Als Teil eines Managementsystems zur Informationssicherheit können regelmäßige Audits, Sicherheitsupdates, (besonders bei Open-Source-CMS-Modulen), Penetrationstests und zeitgemäße Authentifizierungslösungen IT-Sicherheitsrisiken von Portalen minimieren.
Fazit: Portale brauchen kontinuierliche Aufmerksamkeit
Portale sind das digitale Aushängeschild einer jeden Verwaltung. Sie müssen sicher, zugänglich und nutzerfreundlich sein, um Bürger:innen effektive digitale Services zu bieten. Die kontinuierliche Pflege und Modernisierung dieser Plattformen ist daher eine strategische Aufgabe. Open-Source-Ansätze bieten dafür einen unabhängigen, kosteneffektiven und sicheren Rahmen.
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