Wir haben mit der Programm Managerin der Themenwelt deGov bei publicplan, Mona Mülder, über den Einsatz von Content-Management-Systemen (CMS) im Behördenumfeld und deren Vorteile bei der Umsetzung von OZG-Leistungen gesprochen.
Mona, womit beschäftigt sich die Themenwelt deGov und wie kam es zur Entstehung vom Content-Management-System deGov, das momentan zu GovCMS weiterentwickelt wird?
„Die publicplan GmbH hat bereits früh angefangen, Webseiten für die öffentliche Verwaltung zu erstellen, damals noch auf Basis von Drupal 7. Dabei ist uns aufgefallen, dass unsere Kund:innen übereinstimmende Anforderungen an ein Content-Management-System haben. Um hier das Rad nicht immer wieder neu erfinden zu müssen, ist bei uns die Idee einer Distribution für Webseiten der öffentlichen Verwaltung entstanden. Dies spart zum einen Aufwände und damit auch Steuergelder.
Gleichzeitig beschleunigt sich die Umsetzungsgeschwindigkeit von Projekten, da einmal entwickelte Funktionen nachgenutzt werden können. Und auch unsere Entwickler profitieren von spannenden neuen Aufgaben, die unser Ansatz mit sich bringt.
Gemeinsam mit der 1xINTERNET GmbH und der Gesellschaft zur Entwicklung von Dingen mbH haben wir dann die Drupal-Distribution deGov entwickelt. Die Präsentation des neuen Produkts erfolgte 2016 auf unserem ersten „Anwendertag Drupal für die öffentliche Verwaltung“.
Die Themenwelt rund um unser Content-Management-System beschäftigt sich ausschließlich mit der Entwicklung von Webseiten auf Drupal-Basis für die öffentliche Verwaltung. Dazu gehören auch Leistungen wie Beratung und Konzeption, Design, Migration, Pflege und Wartung, Maintainership und bei Bedarf auch der Betrieb.“
Welche Herausforderungen gibt es für Behörden bei der Abbildung digitaler Behördenprozesse?
„Gerade durch Corona ist wieder mehr ins Bewusstsein gerückt, dass es vor allem darum geht, dass die Bürger:innen in Zukunft für Behördengänge nicht mehr persönlich ins Amt kommen müssen. In Pandemiezeiten ist es schlichtweg sicherer, aber auch sonst ergeben sich gerade für Arbeitnehmer:innen und für die Behördenmitarbeitende viele Vorteile davon.
Doch für die Umsetzung von digitalen Behördengängen muss eine Reihe von Anforderungen erfüllt sein. Im Grunde geht es darum, den Bürger:innen nicht nur reine Informationsseiten anzubieten, sondern komplexe Serviceportale, über die medienbruchfrei mit der Behörde kommuniziert werden kann.
Dazu gehört nicht zuletzt der Anschluss externer Basisdienste an das System. Ich denke hier vor allem an Authentifizierung mit dem nPA, beispielsweise über Servicekonten oder Elster Up. Aber auch Bezahldienste wie ePayBL, Formulare wie GovForms oder die Anbindung an ein Ticketsystem oder Fachverfahren, damit der Antrag behördenintern weiterverarbeitet werden kann.
Auch der Rückkanal von der Behörde zum Bürger muss hier gewährleistet sein. Und es gibt weitere Anforderungen seitens der Bürger:innen für eine gute Erreichbarkeit und Nutzerfreundlichkeit, wie bspw. zusätzliche Services über einen Chatbot, der beim Ausfüllen eines Formulars hilft, oder einen Messengerdienst, der einen direkten Chat mit Verwaltungsmitarbeitenden ermöglicht.“
Wie kann ein Content Management System bei diesen Herausforderungen und vor allem bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes helfen?
„Das CMS und damit der Internetauftritt einer Behörde ist oft die erste Anlaufstelle für Bürger:innen, um sich über Services und Behördenleistungen zu informieren. Bspw. interessieren sich Bürger:innen auf einer Behördenseite für ein bestimmtes Thema und möchten einen Antrag dazu stellen. Ab dieser Stelle sollte es für den Nutzenden medienbruchfrei weitergehen.“
Worauf sollten Behörden bei der Auswahl und dem Einsatz eines Content Management Systems achten?
„Im Public Sector sollten vor allem modulare, offene Systeme zum Einsatz kommen, die frei erweitert werden können und dabei helfen, Basisdienste anzuschließen. Es ist ratsam, auf ein CMS zu setzen, bei dem solche Schnittstellen bereits vorhanden und erprobt sind. Behörden sollten hier auf Open Source zurückgreifen, da sie dadurch kostenlos bereits bestehende Technologien nutzen können.“
Welche Besonderheiten hat das speziell auf Behörden zugeschnittene CMS der publicplan?
„Hier sind als erstes ganz klar die zahlreichen Schnittstellen zu Basisdiensten zu nennen, die für ein solches Vorhaben essenziell sind. Zudem bietet es ein tolles Nutzererlebnis sowohl für Redakteur:innen als auch für Bürger:innen.
Aus unseren zahlreichen Projekten fließen dauerhaft Funktionen zurück in das Produkt, insbesondere aus Nordrhein-Westfalen, da hier nrwGOV als Landes-CMS bei vielen Ministerien im Einsatz ist. So sorgen wir für eine Nachnutzbarkeit des Produkts, sodass auch andere Behörden davon profitieren können. Für die Verwaltung wichtige Funktionen sind außerdem die Sicherheit und der Datenschutz, und natürlich die Barrierefreiheit und das responsive Design.“
Welches Beispiel gibt es für ein gelungenes, bürgerfreundliches Serviceportal?
„Hier fällt mir das Wirtschafts-Service-Portal. NRW ein, das perspektivisch alle OZG-Leistungen für die Wirtschaft gebündelt und medienbruchfrei anbietet. Begonnen hat es als Gewerbe-Service-Portal.NRW mit dem Service, sein Gewerbe „vom Sofa aus“ an-, ab- und umzumelden.
Mit der Weiterentwicklung vom reinen Informations- zum Antragsportal kommen nach und nach neue Services hinzu. Das erspart Bürger:innen und Unternehmen lästige Behördengänge. Und der Verwaltungsmitarbeitende spart sich das manuelle Übertragen der Angaben aus einem Papierformular in das Fachverfahren. Das verringert auch die Terminflut durch die Automatisierung von Prozessen.
Bei allem steht der Nutzende im Fokus mit seinem Bedürfnis, die benötigten Informationen so schnell wie möglich zu erhalten. Das Portal ist auch ein gutes Beispiel für die schnelle Umsetzung von OZG-Leistungen, da viele Komponenten für andere Behörden und andere Bundesländer nachnutzbar sind.“
Mit unseren Open-Source-Lösungen helfen wir Ihnen, den Flickenteppich der OZG-Leistungen weiter zu schließen. Wir begleiten Sie auf dem gesamten Weg hin zu einer erfolgreichen OZG-Umsetzung.
